Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się powszechną praktyką. Pracodawcy coraz częściej sięgają po specjalistów i pracowników fizycznych z zagranicy, aby uzupełnić braki kadrowe i rozwijać swoje firmy. Jednocześnie proces legalizacji pracy i pobytu bywa złożony i wymaga od przedsiębiorcy znajomości odpowiednich przepisów.
Poniższy poradnik pokazuje krok po kroku, jak legalnie zatrudnić cudzoziemca oraz jakie obowiązki musi spełnić pracodawca.
Czy cudzoziemiec potrzebuje zezwolenia na pracę?
To podstawowe pytanie, od którego trzeba zacząć. Konieczność uzyskania zezwolenia zależy przede wszystkim od obywatelstwa oraz statusu pobytowego kandydata.
Kto NIE potrzebuje zezwolenia na pracę?
Bez żadnych pozwoleń mogą pracować obywatele:
- państw Unii Europejskiej,
- państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
- Szwajcarii.
Wśród nich znajdują się m.in.: Niemcy, Czesi, Słowacy, Litwini, Francuzi, Włosi, Hiszpanie, Holendrzy, a także Norwegowie, Islandczycy i obywatele Liechtensteinu.
W ich przypadku pracodawca weryfikuje wyłącznie legalność pobytu.
Kto potrzebuje zezwolenia na pracę?
Zezwolenie jest obowiązkowe dla obywateli państw spoza UE/EOG/Szwajcarii, m.in.:
- Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii,
- Filipin, Indii, Nepalu, Bangladeszu, Pakistanu,
- Turcji, Egiptu, Tunezji, Maroka,
- Nigerii oraz innych państw afrykańskich,
- Chin, Wietnamu, Korei,
- USA i Kanady,
- Wielkiej Brytanii (po Brexicie).
Kto może pracować bez zezwolenia mimo braku obywatelstwa UE?
Są również wyjątki. Zezwolenie nie jest wymagane, jeśli cudzoziemiec posiada:
- Kartę Polaka,
- pobyt stały lub pobyt rezydenta UE,
- status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą,
- studia stacjonarne na terenie Polski,
- pobyt czasowy z dostępem do rynku pracy.
Jak sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca?
Zatrudnienie jest możliwe tylko wtedy, gdy pracownik przebywa w Polsce legalnie. Pracodawca powinien sprawdzić:
- czy dokument pobytowy jest ważny,
- czy rodzaj pobytu umożliwia pracę,
- czy pobyt dotyczy terytorium Polski lub całej strefy Schengen.
Bez legalnego pobytu nawet prawidłowe zezwolenie na pracę nie daje prawa do zatrudnienia.
Jak wybrać właściwą procedurę legalizacji pracy?
Rodzaj procedury zależy od obywatelstwa cudzoziemca, rodzaju wykonywanej pracy i czasu planowanego zatrudnienia.
Najpopularniejsze procedury legalizacji pracy
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy (dla obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy i Filipin).
- Zezwolenie na pracę typ A (wydawane przez wojewodę).
- Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite).
- Zezwolenie na pracę sezonową.
- Inne zezwolenia w zależności od szczególnej sytuacji pracownika.
Od czego zależy wybór procedury?
- obywatelstwa cudzoziemca,
- rodzaju powierzanej pracy,
- planowanego okresu zatrudnienia
Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca przed zatrudnieniem cudzoziemca?
Aby złożyć wniosek do urzędu, pracodawca przygotowuje:
- wniosek o zezwolenie lub oświadczenie,
- umowę lub projekt umowy,
- informację starosty (jeśli wymagana),
- dokumenty rejestrowe firmy (CEIDG/KRS, PKD),
- dowód uiszczenia opłat.
Ile trwa oczekiwanie na decyzję urzędu?
Czas zależy od wybranej procedury:
- oświadczenie – zwykle kilka dni,
- zezwolenie na pracę typ A – od kilku tygodni do kilku miesięcy,
- zezwolenie na pobyt i pracę – najdłużej, nawet wiele miesięcy.
Podpisanie umowy zgodnej z zezwoleniem
Warunki umowy muszą być zgodne z warunkami wskazanymi w decyzji, w szczególności:
- stanowisko,
- wynagrodzenie,
- wymiar czasu pracy,
- zakres obowiązków,
- miejsce wykonywania pracy.
Zmiana któregokolwiek elementu może wymagać uzyskania nowego zezwolenia.
Jakie zgłoszenia musi wykonać pracodawca?
Po zatrudnieniu cudzoziemca pracodawca jest zobowiązany do:
- zgłoszenia pracownika do ZUS,
- zgłoszenia podjęcia pracy (w procedurze oświadczeń – obowiązkowo),
- prowadzenia pełnej dokumentacji w aktach osobowych.
Monitorowanie legalności zatrudnienia
Pracodawca ma obowiązek na bieżąco kontrolować:
- termin ważności pobytu cudzoziemca,
- ważność zezwolenia lub oświadczenia,
- ewentualne zmiany w statusie pracownika (np. zmiana paszportu, zmiana adresu, nowy tytuł pobytowy).
Przedłużenie lub zmiana podstawy zatrudnienia
Nowe dokumenty należy przygotować przed upływem obecnych, czyli:
- nowe oświadczenie,
- nowy wniosek o zezwolenie na pracę,
- wniosek o pobyt czasowy i pracę.
Zatrudnianie obywateli Ukrainy – aktualne uproszczenia
Po 24 lutego 2022 roku zatrudnianie obywateli Ukrainy zostało istotnie uproszczone.
Praca bez zezwolenia — tylko zgłoszenie
Pracodawca nie musi uzyskiwać:
- zezwolenia typ A,
- oświadczenia o powierzeniu pracy.
Wystarczy zgłosić powierzenie pracy w systemie Praca.gov.pl w ciągu 14 dni od rozpoczęcia zatrudnienia.
Ochrona czasowa i PESEL UKR
Osoby z PESEL UKR lub objęte ochroną czasową mogą pracować automatycznie — bez dodatkowych formalności.
Brak konieczności testu rynku pracy
Nie ma obowiązku uzyskiwania informacji starosty.
Automatyczne przedłużenia pobytu
Legalny pobyt wielu obywateli Ukrainy został ustawowo przedłużony, dzięki czemu mogą kontynuować pracę bez konieczności wyjazdu.
Możliwość zmiany pracodawcy
Wystarczy, że nowy pracodawca złoży zgłoszenie powierzenia pracy — bez dodatkowych zezwoleń.
Uproszczone procedury pobytowe
Wnioski o pobyt czasowy dla obywateli Ukrainy rozpatrywane są w trybach uproszczonych.
Profesjonalne wsparcie w zatrudnianiu cudzoziemców
Jeśli Twoja firma zatrudnia cudzoziemców lub planuje rozpocząć rekrutacje międzynarodowe, warto zadbać o poprawność formalną każdego etapu. Nasz zespół Ulisses oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:
- legalizacji pobytu i pracy,
- przygotowania dokumentów,
- obsługi zgłoszeń,
- prowadzenia akt osobowych,
- kontaktu z urzędami.
Skontaktuj się z nami — pomożemy Ci przejść przez procedury szybko, bezpiecznie i zgodnie z prawem.
