Samochody w naszych biznesach to organizacyjny must have. Jednocześnie przepisy dotyczące samochodów osobowych w firmach od lat pozostają rozbudowane i wieloetapowe, co w praktyce może utrudniać prawidłowe rozliczanie wydatków związanych z ich użytkowaniem w kosztach podatkowych.
W efekcie pojawiają się liczne wątpliwości podatników. Poniżej zestawiamy podstawowe informacje, które mają na celu uporządkowanie najważniejszych zasad i ułatwienie poruszania się w obowiązujących regulacjach.
Koszty używania samochodów osobowych w działalności gospodarczej
Sposób rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych w firmie zależy przede wszystkim od:
- statusu samochodu,
- sposobu jego wykorzystywania.
W praktyce wyróżnia się trzy podstawowe grupy pojazdów.
Samochody prywatne używane częściowo w działalności gospodarczej
(dotyczy wyłącznie osób fizycznych)
Do tej grupy należą samochody osobowe:
- stanowiące własność przedsiębiorcy,
- niewprowadzone do majątku firmy,
- wykorzystywane zarówno prywatnie, jak i w działalności gospodarczej.
Zasady rozliczania kosztów
W takim przypadku:
- do kosztów podatkowych można zaliczyć 20% poniesionych wydatków eksploatacyjnych, takich jak paliwo, serwis, naprawy, części czy opłaty drogowe,
- do kosztów można zaliczyć również 20% składek na ubezpieczenie samochodu,
- nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Warto podkreślić, że kwoty kosztów obejmują również nieodliczony VAT.
Samochody wykorzystywane w sposób mieszany (firmowo i prywatnie)
Do tej kategorii należą:
- samochody będące własnością firmy,
- samochody leasingowane, wynajmowane lub dzierżawione,
- wszystkie samochody używane zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych.
Zasady rozliczania kosztów
W takim przypadku:
- do kosztów podatkowych można zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych,
- pozostałe 25% wydatków nie stanowi kosztu podatkowego,
- składki ubezpieczeniowe można zaliczyć do kosztów tylko w części odpowiadającej wartości samochodu do 150 000 zł.
Samochody wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej
Są to pojazdy używane wyłącznie do celów firmowych, bez użytku prywatnego.
Zasady rozliczania kosztów
W takim przypadku:
- do kosztów podatkowych można zaliczyć 100% wydatków eksploatacyjnych,
- składki ubezpieczeniowe stanowią koszt do limitu wartości 150 000 zł,
- co do zasady wymagane jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT.
Brak ewidencji wyklucza możliwość uznania samochodu za używany wyłącznie w działalności gospodarczej.
Powyższe zestawienie obejmuje podstawowe zasady rozliczania bieżących kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych w działalności gospodarczej – w zależności od sposobu ich wykorzystywania.
W kolejnym artykule poruszamy kwestie amortyzacji samochodów osobowych, limity podatkowe obowiązujące od 2026 roku, zasady leasingu, najmu i dzierżawy oraz skutki podatkowe sprzedaży samochodu będącego środkiem trwałym. Całość stanowi praktyczne uzupełnienie omawianych powyżej zasad.
