Ciągłość działania przedsiębiorstwa to również pieniądze. Firma może być rentowna na papierze, mieć wysoką sprzedaż i jednocześnie znaleźć się w poważnych kłopotach, jeżeli klienci przestaną terminowo regulować faktury.
W naszym cyklu o bezpieczeństwie, zawsze podrzucamy ważne pytania na początek. W tym temacie np.:
Czy wiemy, ile pieniędzy powinno wpłynąć do firmy w najbliższych tygodniach?
Którzy klienci mają zaległości?
Jak długo czekamy już na zapłatę i od kogo?
I wreszcie:
Co się stanie, jeśli jeden z naszych największych klientów przestanie płacić?
Zysk to nie to samo co pieniądze na koncie
Właściciele firm (o których więcej było w pierwszym temacie pt. „BEZPIECZNA FIRMA Z ULISSESEM: Co jeśli jutro zabraknie właściciela?„) często patrzą przede wszystkim na przychód i wynik finansowy. To oczywiście ważne informacje. Ale mogą nie pokazywać całego obrazu. Firma może wystawić faktury na dużą kwotę, wykazać przychód i zysk, a jednocześnie nie mieć wystarczającej ilości pieniędzy na koncie, żeby zapłacić pracownikom, dostawcom, podatki czy kolejne zobowiązania.
Dlatego warto obserwować nie tylko wynik finansowy, ale również przepływy pieniężne i strukturę należności. Bo faktura wystawiona klientowi nie oznacza jeszcze pieniędzy na koncie.
Co się stanie, jeśli jeden klient przestanie płacić?
Szczególnym zagrożeniem jest nadmierne uzależnienie od jednego lub kilku klientów, co zdarza np. podczas prowadzenia małych działalności. Jeżeli jeden kontrahent odpowiada za znaczną część przychodów przedsiębiorstwa, jego utrata albo problemy z płatnościami mogą natychmiast przełożyć się na płynność całej firmy.
Dlatego warto wiedzieć:
Jaki procent naszych przychodów generują najwięksi klienci?
Co się stanie, jeśli jeden z nich odejdzie? A co, jeśli przez dwa albo trzy miesiące nie zapłaci?
Nie zawsze da się uniknąć dużych kontraktów – i oczywiście nie należy z nich rezygnować tylko dlatego, że są duże. Trzeba jednak wiedzieć, jak duża część firmy zależy od jednego kontrahenta. Dywersyfikacja klientów może być jednym ze sposobów ograniczenia tego ryzyka
Należności – czy naprawdę wiemy, kto i ile nam zalega?
Drugim elementem jest bieżący monitoring należności. Nie warto czekać trzy miesiące, żeby zauważyć, że klient nie zapłacił kilku kolejnych
faktur. Im wcześniej firma reaguje na opóźnienia, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy i tym mniejsze ryzyko narastania problemu. Warto więc regularnie sprawdzać:
Kto ma nieopłacone faktury?
Jak długo trwają opóźnienia?
Jaka jest łączna wartość należności?
Czy któryś z klientów regularnie płaci po terminie?
Ile pieniędzy firma ma do otrzymania, a ile zobowiązań musi zapłacić w najbliższym czasie?
Nie chodzi o to, żeby codziennie analizować każdą złotówkę. Warto jednak, aby właściciel firmy wiedział, czy pieniądze, których oczekuje,
rzeczywiście wpłyną wtedy, kiedy firma ich potrzebuje. Jak sprawdzić płynność finansową firmy? Na początek można zrobić bardzo prostą rzecz. Spójrzmy na najbliższe tygodnie.
Jakie pieniądze powinny wpłynąć do firmy?
Jakie mamy zobowiązania?
Które faktury są już przeterminowane?
I co stanie się z płynnością, jeśli część należności wpłynie z opóźnieniem?
Warto również sprawdzić, ilu klientów odpowiada za największą część naszych przychodów. Taka prosta analiza często pokazuje zależności, których na co dzień nie widać. Problem z płynnością finansową firmy nie zawsze zaczyna się wtedy, kiedy na koncie
pojawia się zero. Czasami zaczyna się dużo wcześniej – od kilku opóźnionych faktur, jednego bardzo dużego klienta albo zobowiązań, których terminy zaczynają się nakładać.
Bezpieczna firma to także firma, która wie, kiedy może zabraknąć pieniędzy
Nie chodzi o to, żeby zakładać najgorszy scenariusz. Nasz cykl „Bezpieczna firma z Ulissesem” powstał na bazie wielu godzin rozmów z różnymi przedsiębiorcami i podkreślamy w nim przede wszystkim, że warto wiedzieć, jak firma wygląda nie tylko wtedy, kiedy wszystko idzie zgodnie z planem, ale również, kiedy pieniądze nie wpływają na czas. Bo wynik finansowy pokazuje nam jedną część sytuacji firmy. Druga to odpowiedź na pytanie:
Czy mamy z czego zapłacić, zanim nasi klienci zapłacą nam?
Warto więc regularnie spoglądać na należności, zobowiązania, przepływy pieniężne i udział największych klientów w przychodach. A przede wszystkim nie czekać, aż problem z płynnością stanie się problemem całej firmy.
Jako biuro rachunkowe możemy pomóc spojrzeć na te dane z innej perspektywy – uporządkować informacje dotyczące zobowiązań i wyniku finansowego oraz zwrócić uwagę na sytuacje, które warto wcześniej przeanalizować.
Jeżeli chcecie lepiej wiedzieć, co naprawdę dzieje się z pieniędzmi w Waszej firmie – porozmawiajmy o tym!
