Często w small talk’u przy naszym okrągłym stoliku, nim przekażecie nam dokumenty, nim wejdziemy w szczegóły bieżących zadań, dotykamy tematów, które tylko pozornie są poza zakresem naszych biznesowych relacji.
Tak – rozmawiamy o dzieciach, samochodach, martwimy się o przyszłość – ale mamy wrażenie, że mianownikiem tych rozmów często jest BEZPIECZEŃSTWO.
I właśnie o bezpieczeństwie firmy chcemy dziś powiedzieć kilka słów, otwierając tym samym ważny cykl o nazwie BEZPIECZNA FIRMA Z ULISSESEM.
Zatem…Co jeśli jutro coś się wydarzy?
Większość przedsiębiorców planuje rozwój firmy, sprzedaż, inwestycje i podatki. Znacznie rzadziej zadajemy sobie inne, być może ważniejsze pytanie:
Co stanie się z moją firmą, jeśli jutro przez miesiąc nie będę mógł się nią zajmować?
Albo szerzej: co się wydarzy, jeśli nagle zachoruje właściciel, umrze wspólnik, odejdzie osoba, od której zależy wiele spraw, nastąpi poważna awaria systemu, utracimy dostęp do danych albo kilku dużych klientów jednocześnie przestanie płacić?
To właśnie w takich sytuacjach sprawdzamy, czy firma rzeczywiście ma zapewnioną ciągłość działania.
Ciągłość działania firmy nie jest problemem zarezerwowanym dla dużych korporacji. W małej i średniej firmie jest często jeszcze ważniejsza, ponieważ wiedza, uprawnienia i odpowiedzialność bywają skupione w rękach jednej lub dwóch osób.
Ciągłość działania firmy – co jeśli zabraknie właściciela?
W jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca i firma są ze sobą bardzo mocno związani prawnie i organizacyjnie. Nagła choroba lub śmierć właściciela może więc spowodować bardzo poważne komplikacje.
Warto z tego punktu widzenia rozważyć prowadzenie działalności w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka posiada własną osobowość prawną i jej istnienie nie kończy się wraz ze śmiercią wspólnika czy zmianą osoby zarządzającej.
Nie oznacza to oczywiście, że spółka z o.o. jest zawsze lepszą formą prowadzenia działalności. Jest droższa i bardziej sformalizowana. Z punktu widzenia ciągłości działania i możliwości sukcesji firmy daje jednak rozwiązania, których w klasycznej JDG nie mamy albo które wymagają dodatkowych zabezpieczeń.
W firmach rodzinnych warto zastanowić się nad tym odpowiednio wcześnie. Jednym z rozwiązań może być przykładowo wcześniejsze przekazanie części udziałów małżonkowi. W razie nagłego zdarzenia druga osoba nie pojawia się w firmie jako ktoś całkowicie zewnętrzny, ale jest już jej wspólnikiem.
Można również odpowiednio uregulować zasady reprezentacji, dziedziczenia udziałów, powoływania zarządu czy wykonywania praw wspólników.
To wszystko składa się na zabezpieczenie firmy na wypadek nieobecności właściciela i przygotowanie jej na sytuację, w której konieczne będzie czasowe przejęcie części jego obowiązków.
Jak zabezpieczyć firmę na wypadek nieobecności właściciela?
Nie trzeba od razu przebudowywać całej firmy.
Na początek warto zrobić prosty test.
Wyobraźmy sobie, że jutro właściciel przez miesiąc nie może pracować.
Kto podejmuje decyzje?
Kto może podpisać dokumenty?
Kto wykonuje płatności?
Kto kontaktuje się z pracownikami, klientami i dostawcami?
Kto ma dostęp do najważniejszych dokumentów i systemów?
Jeżeli na któreś z tych pytań nie znamy odpowiedzi, właśnie znaleźliśmy miejsce, które wymaga zabezpieczenia.
Następny krok to spisanie najważniejszych osób, uprawnień i obowiązków oraz sprawdzenie, czy w razie nieobecności właściciela ktoś może rzeczywiście przejąć prowadzenie firmy.
Warto również sprawdzić, jak wygląda sytuacja wspólników na wypadek śmierci jednego z nich, co dzieje się z udziałami i kto będzie mógł wykonywać prawa wspólnika.
W przypadku firmy rodzinnej dobrze jest takie kwestie omówić z odpowiednim wyprzedzeniem – wspólnie z księgowym, prawnikiem czy doradcą, który pomoże dobrać rozwiązania do konkretnej sytuacji firmy.
Można również przygotować prosty plan ciągłości działania firmy. Nie musi to być od razu kilkudziesięciostronicowy dokument. Na początek wystarczy odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań: kto podejmuje decyzje, kto ma dostęp do najważniejszych systemów, kto może wykonywać płatności, gdzie znajdują się dokumenty i kto kontaktuje się z najważniejszymi kontrahentami.
Jak zadbać o bezpieczeństwo i ciągłość działania firmy?
Nie chodzi o przewidywanie najgorszego.
Chodzi o to, żeby firma miała przygotowany scenariusz na sytuację, w której właściciel przez pewien czas nie może podejmować decyzji.
Bo bezpieczeństwo firmy zaczyna się nie wtedy, kiedy wydarzy się coś nieprzewidzianego, ale znacznie wcześniej – wtedy, kiedy świadomie sprawdzamy, co stanie się z naszym biznesem, jeśli przez jakiś czas nie będziemy mogli go prowadzić.
I czasami pierwszym krokiem nie jest skomplikowana procedura.
Pierwszym krokiem jest po prostu zadanie sobie tego pytania:
Co stanie się z moją firmą jutro, jeśli dziś mnie zabraknie?
To dobry moment, żeby zacząć budować bezpieczeństwo firmy, ciągłość jej działania i plan na sytuacje, których oczywiście nie planujemy, ale które mogą się wydarzyć.
Napiszcie do Nas, chętnie pomożemy uporządkować najważniejsze obszary i zadbać o bezpieczeństwo Waszej firmy.
