Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur – czym jest i co należy o nim wiedzieć ?
Po latach zapowiedzi, odraczania i zmian w przepisach przyglądamy się dziś Krajowemu Systemowi e-Faktur, który w końcu staje się obowiązkowy. W naszym biurze Ulisses śledzimy na bieżąco proces legislacyjny i intensywnie przygotowujemy się do nadchodzących zmian. Zachęcamy, byście i Wy nie zostawiali przygotowań na ostatnią chwilę – bo czasu coraz mniej!
Co wiemy o KSeF-ie?
To platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Ma ona docelowo zastąpić tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne (PDF) – z pewnymi wyjątkami.
Ważne terminy
1 lutego 2026 r. – start obowiązku dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.)
1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców
Do końca 2026 r. – możliwe papierowe faktury tylko w ściśle określonych przypadkach.
Najważniejsze zasady działania KSeF-u
Data wystawienia = data przesłania
Fakturę uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF. Co za tym idzie – VAT naliczony można odliczyć dopiero w miesiącu, w którym faktura trafi do systemu.
Przykład: Jeśli wystawisz fakturę 30 czerwca, ale wyślesz ją do KSEF-u 1 lipca – nabywca odliczy VAT dopiero w lipcu.
Tryb offline24
Pozwala wystawić fakturę „offline” i przesłać ją na platformę najpóźniej następnego dnia roboczego
Wymaga certyfikatu wystawcy (dostępnego od 1 listopada 2025 r.)
Załączniki do faktur
Możliwość dołączenia załączników tylko po zgłoszeniu w e-Urząd Skarbowy (od 1.01.2026)
Nie można dołączać: protokołów odbioru, kosztorysów, harmonogramów – trzeba je przesyłać osobno, np. mailem
Co musisz zrobić już teraz przed wprowadzeniem Krajowego Systemu e-faktur?
- Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie do fakturowania będzie kompatybilne z nowym systemem;
- Przeanalizuj wewnętrzne procesy – czy konieczne są zmiany w obiegu dokumentów i komunikacji z księgowością;
- Ustal wspólne zasady przesyłania danych z kontrahentami.
Na co uważać?
Wysłanie faktury miesiąc później = VAT do odliczenia miesiąc później
Dla wielu małych firm to oznacza tymczasowe kredytowanie fiskusa
Konieczność prowadzenia podwójnego obiegu dokumentów: faktura w krajowym systemie + załączniki poza systemem
Darmowa aplikacja MF nie obsłuży załączników – rozważ wdrożenie systemu komercyjnego
Co z fakturami dla konsumentów?
Wystawianie faktur w tym systemie dla osób fizycznych (B2C) będzie dobrowolne
Faktura wystawiana będzie na żądanie, bez potrzeby uzyskania zgody klienta
Wyjątki – faktury poza krajowym systemem do końca 2026 r.
Można wystawić fakturę poza, jeśli spełnione są łącznie dwa warunki:
- Wartość faktury nie przekracza 450 zł
- Miesięczna łączna wartość takich faktur nie przekracza 10 000 zł
W kolejnych miesiącach będziemy wracać do tego tematu – z przykładami, poradnikami i aktualnościami z Ministerstwa Finansów. Jesteśmy do Waszej dyspozycji – razem przejdziemy przez to bez stresu!
