W związku z zamknięciem ścieżki parlamentarnej wdrażania KSeF, biuro rachunkowe Ulisses przypomina że projekt, który od lat wydawał się daleką przyszłością, w przyszłym roku stanie się faktem i już teraz warto się do niego przygotować. Poruszaliśmy ten temat również we wpisie Obowiązkowy KSeF 2026 i na pewno nie raz będziemy jeszcze do zagadnienia wracać. W dzisiejszym tekście przypomnimy najważniejsze daty i ewentualne kwestie, które mogą stanowić swego rodzaju dylematy, ale nic strasznego z dobrym księgowym u boku!
KSeF – daty wdrożenia i największe wyzwania dla przedsiębiorców
Prace parlamentarne nad ustawą wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) dobiegły końca. Ustawa trafiła już do podpisu prezydenta, a to oznacza, że obowiązek korzystania z systemu jest przesądzony.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Wdrożenie KSeFu nastąpi etapami:
- 1 lutego 2026 r. – większe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r.),
- 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy,
- 1 stycznia 2027 r. – mali podatnicy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 tys. zł brutto.
Te daty wydają się odległe, ale biorąc pod uwagę złożoność zmian – czasu na przygotowania nie jest dużo. Sejm na ostatnim etapie prac przy ustawie o KSeFie, nie rozwiązał wszystkich wątpliwości interpretacyjnych. Możemy spodziewać się jeszcze drobnych poprawek, przed wejściem przepisów w życie.
Warto spojrzeć na kilka kwestii, które pomogą nam uświadomić sobie, z czym będą się mierzyć w codziennej praktyce przedsiębiorcy.
Wyzwania związane z Krajowym Systemem e-Faktur
1. Niejasna definicja daty wystawienia faktury
Obecnie datą wystawienia jest moment przesłania faktury do Krajowego Systemu. W ustawie pojawiły się jednak przepisy, które pozwalają na różne interpretacje. W praktyce oznacza to ryzyko błędów w określaniu daty podatkowej, a tym samym problemów przy rozliczeniach.
Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeFu. Jeśli dzisiaj sporządzimy fakturę ale wyślemy ją np. jutro, to jutrzejsza data będzie datą wystawienia faktury. Od tej zasady są trzy wyjątki. Dotyczą faktur wystawionych w trybie offline 24, podczas awarii oraz podczas niedostępności systemu, gdzie datą wystawienia faktury jest zawsze data pierwotnego wystawienia dokumentu.
Tymczasem nowelizacja przyjęta właśnie przez Sejm wprowadza do ustawy o VAT art. 106nda ust.16. Jest to przepis na tyle nieprecyzyjny, że stwarza różne możliwości jego interpretacji. Ta zaprezentowana przez Ministerstwo Finansów prowadzi do wniosku, że jeśli podatnik wyśle fakturę później niż data wskazana jako data wystawienie, to datą wystawienia tej faktury będzie data wystawienia a nie wysłania do KSeF.
Na dzień dzisiejszy wydaje się, że jedynym bezpiecznym rozwiązaniem jest wysyłka dokumentów z datą ich wystawienia.
2. Tryb offline i awaryjny
Fakturę offline trzeba przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury wystawione w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeFu w terminie siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu. Faktury wystawione w trybie offline (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
1. zakończenia okresu niedostępności systemu e-faktur,
2. ich wystawienia – w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria systemu.
Niespełnienie tego wymogu od 2027 r. może oznaczać karę nawet do 100% VAT z faktury (!).
Takie rozwiązanie zamiast ułatwiać, w wielu sytuacjach komplikuje szybkie fakturowanie. Przykładowo kupując coś w trakcie awarii/zawieszenia KSeF jako przedsiębiorcy nie będziemy mogli otrzymać faktury poza systemem (!). Te bowiem mogą otrzymać jedynie podmioty zagraniczne i osoby nie prowadzące działalności (konsumenci).
3. Faktury korygujące
Dodatkowo KSeF wymaga, by w zbiorczej korekcie wskazywać każdą fakturę źródłową oddzielnie, co w przypadku setek dokumentów może spowodować, że proces, zamiast sprawny, stanie się czasochłonny i podatny na błędy. Warto podkreślić, że nie wszystkie systemy księgowe są też przygotowane do obsługi takich danych automatycznie (nadal!).
4. Rozliczenia pracownicze i wydatki służbowe
W nowym modelu:
- pracownik nie dostanie faktury do ręki ani na e-mail,
- wszystkie dokumenty trafią do Krajowego Systemu,
- identyfikacja możliwa będzie głównie przez numer KSeF.
Powyższe oznacza konieczność reorganizacji całego obiegu dokumentów – inaczej łatwo o podwójne księgowania, brak powiązania faktur z pracownikami czy problemy w rozliczaniu delegacji.
Reorganizacja procesów księgowych, finansowych i wewnętrznych procedur firm
Choć ustawodawca pozostawił wiele niejasności, terminy wejścia w życie są nieuchronne. Wdrożenie KSeF nie sprowadza się tylko do zmian technicznych – to reorganizacja procesów księgowych, finansowych i wewnętrznych procedur firm, dlatego odkładanie przygotowań na ostatnią chwilę, może okazać się bardzo kosztowne.
Zespół biura rachunkowego Ulisses z Krakowa namawia zatem na przegląd oprogramowania i procedur. Jesteśmy również gotowi, aby odpowiadać na wszelkie pytania i wspierać Was w przygotowaniach! Zapraszamy do kontaktu!
